„Q4 verzeiht keine Planung auf den letzten Drücker.“ Wie Unternehmen sicher durch die Peak Season steuern.

Während viele gedanklich noch den Spätsommer ausklingen lassen, läuft in den weltweiten Lieferketten längst der Countdown für das Jahresendgeschäft. Zwischen den Nachwehen der Golden Week in Asien, den Vorbereitungen auf Black Friday und dem Weihnachtsgeschäft im Handel geraten die globalen Frachtkapazitäten auf See, Schiene und in der Luft jedes Jahr verlässlich an ihre Grenzen.

Was das für verladende Unternehmen konkret bedeutet? Wir haben bei unserem Experten Christoph Helfrich nachgehakt. Im ausführlichen Interview erklärt er, wo die typischen Engpässe lauern, warum der Spotmarkt im Herbst zur Kostenfalle wird und mit welchen Hebeln Unternehmen eine Menge Stress vermeiden können.

Christoph, auf LinkedIn hast du gewarnt: „Q4 verzeiht keine Planung auf den letzten Drücker.“ Warum geraten viele Unternehmen trotzdem jedes Jahr aufs Neue im vierten Quartal ins Schwitzen?

Weil die Dynamik im Herbst oft unterschätzt wird. Das vierte Quartal kommt für niemanden überraschend – und doch planen viele Firmen so, als hätten wir April oder Mai. Im Herbst treffen aber mehrere Faktoren gleichzeitig aufeinander: Die Produktion in Asien läuft vor und nach der Golden Week auf Hochtouren, der Handel füllt seine Lager für den Black Friday und das Weihnachtsgeschäft, und parallel wollen viele Unternehmen vor dem Jahresabschluss noch Budgets oder Lieferziele erfüllen. Wenn dann alle zur selben Zeit Frachtraum nachfragen, stoßen die weltweiten Netzwerke schlicht an ihre Kapazitätsgrenzen. Wer dann erst disponiert, wenn die Ware transportbereit auf der Rampe steht, läuft den Ereignissen nur noch hinterher.

Welche Fehler siehst du in dieser Phase in der Praxis am häufigsten?

Der größte Denkfehler ist, mit den gleichen Vorlaufzeiten zu kalkulieren wie im restlichen Jahr. Ein Transport, der im Frühjahr verlässlich in wenigen Tagen abgewickelt ist, braucht im Herbst Puffer. Das Problem liegt selten nur auf der reinen Hauptstrecke im Flugzeug oder auf dem Schiff – die echten Nadelöhre entstehen an den Hubs: überlastete Umschlaglager, Staus bei den Abholungen und Zustellungen im Vor- und Nachlauf oder Engpässe bei Lkw-Fahrern. Wer diese Puffer nicht von vornherein einplant, verliert wertvolle Tage, die sich hintenraus kaum noch aufholen lassen.

Du sprichst oft von frühzeitiger Absicherung – aber im Juli oder August kann man für den Herbst ja noch gar keine Frachträume buchen. Was bedeutet frühzeitige Planung in der Praxis wirklich?

Ein ganz wichtiger Punkt. Man kann im Hochsommer nicht einfach per Mausklick Frachtraum für den Spätherbst reservieren – die Buchungsfenster der Airlines und Reedereien öffnen sich meist erst wenige Wochen vor Abgang. Frühzeitig planen heißt deshalb nicht: ‚Ich buche einfach drei Monate früher‘, sondern: Der Hebel liegt viel weiter vorne in der Kette.

Es geht darum, sich bei den eigenen Lieferanten darum zu kümmern und Puffer in die Produktion einzubauen. Wer plant, dass die Ware erst Anfang Dezember im Hafen ankommt, spielt russisches Roulette. Wenn das Schiff dann zehn bis vierzehn Tage Verspätung hat – was im dichten Herbstverkehr keine Seltenheit ist –, fängt man sofort an zu schwitzen. Es ist wirtschaftlich fast immer sinnvoller, die Produktion so zu steuern, dass die Waren bereits im November ankommen, selbst wenn man sie hier noch etwas lagern muss. Lagerkosten lassen sich kalkulieren; ein Lieferabriss im Weihnachtsgeschäft nicht.

Und wie sieht es dann aus, wenn die eigentlichen Buchungsfenster öffnen? Was passiert auf dem Spotmarkt?

Sobald die Buchungsfenster offen sind, zählen Schnelligkeit und klare Absprachen. Wer dann zögert und auf tagesaktuelle Spot-Schnäppchen spekuliert, zahlt im Jahresendspurt fast immer drauf. Auf dem Spotmarkt werden Restplätze versteigert – teuer und vor allem unberechenbar. Schlimmer als der Preis ist nämlich das Risiko des „Rolled Cargo“: dass der Container am Kai oder die Palette am Flughafen stehen bleibt, weil andere Verlader mehr geboten haben. Wer die Sendungsdaten und Bedarfe im Vorfeld mit uns sauber vorbereitet hat, kann sofort einbuchen, sobald die Fenster aufgehen, und sichert sich damit die tatsächliche Verladung.

„Das vierte Quartal kommt für niemanden überraschend – und doch planen viele Firmen so, als hätten wir April oder Mai.“ Christoph Helfrich kennt die typischen Fehler.

Nicht jede Sendung kann monatelang im Voraus vorbereitet werden. Wie hält man eine Lieferkette flexibel, wenn Frachtraum knapp ist?

Indem man strategisch splittet, statt in starren „Alles-oder-nichts“-Mustern zu denken. Oft muss gar nicht die gesamte Charge zeitgleich eintreffen. Ein klassisches Praxisbeispiel: Ein Kunde braucht dringend Ware für den Produktionsanlauf oder die ersten Lieferversprechen. Hier ziehen wir eine Teilmenge per Luftfracht oder Express vor. Der große Rest geht parallel auf das Schiff oder die Schiene. Das nimmt den extremen Zeitdruck aus dem Gesamtauftrag, sichert die Lieferfähigkeit und schont gleichzeitig die Liquidität, weil man nicht für das gesamte Volumen teure Notfallfracht bezahlen muss.

Ein Thema, das oft übersehen wird, sind die Zolldokumente. Warum wiegt ein Formfehler im vierten Quartal besonders schwer?

Weil die Toleranzgrenze der Systeme im Q4 bei null liegt. Unsere Kollegin Yvonne Bono predigt das ja zu Recht immer wieder beim Thema Zoll: Zoll bremst nicht, schlechte Vorbereitung schon. Wenn die Terminals ohnehin bis unters Dach voll sind und eine Sendung wegen einer unklaren Warenbeschreibung, einer fehlerhaften Zolltarifnummer oder unvollständiger Handelspapiere in die manuelle Prüfung oder gar in eine Zollbeschau rutscht, steht die Fracht. Während man im Sommer solche Dinge innerhalb von 24 Stunden gelöst bekommt, fehlen im November an den Zollstationen und in den Lägern schlicht die Kapazitäten für Sonderlocken. Jeder Formfehler bedeutet Standgeld und tagelange Verzögerungen. Saubere Daten vor dem Abgang der Ware sind im vierten Quartal die beste Versicherung.

Wie unterstützt LGX seine Kunden konkret in dieser heißen Phase des Jahres?

Wir verstehen uns nicht als Frachtvermittler, der einfach eine Buchungsnummer rausschickt. In der Peak Season geht es darum, vorausschauend mitzudenken. Wir setzen uns frühzeitig mit unseren Kunden zusammen, analysieren die anstehenden Volumina der kommenden Wochen und blocken rechtzeitig verlässliche Kapazitäten. Und wenn es an einer Stelle der Kette trotzdem hakt – etwa durch witterungsbedingte Flugausfälle oder Schiffsverspätungen –, reagieren wir sofort mit Alternativrouten, bevor der Kunde überhaupt ein Problem spürt. Unser Anspruch lautet: Wir finden immer einen Weg.

Wenn du Unternehmern und Logistikverantwortlichen jetzt einen einzigen Leitsatz für die kommenden Wochen mitgeben müsstest: Welcher wäre das?

Das Jahresendgeschäft lässt sich nicht verschieben – aber der Stress davor definitiv vermeiden. Wer sich jetzt mit seinem Logistikpartner an einen Tisch setzt und klare Prioritäten setzt, geht entspannt durch das vierte Quartal, während andere noch Frachtraum suchen.

Und wer seine Planung für die kommenden Wochen noch nicht ganz wasserdicht hat?

Meldet euch bei unserer Crew. Ob per kurzer Nachricht auf LinkedIn oder direktem Anruf: Wir schauen uns eure Sendungen an und sorgen dafür, dass eure Fracht pünktlich dort ankommt, wo sie gebraucht wird.

Lieber Christoph, vielen Dank für das Gespräch und die klaren Praxistipps!